Как внедрять LMS в компанию

Сколько закладывать времени на внедрение.
Но начну я с базового вопроса про время. Естественно, нет одного ответа для всех, ведь внедрение ЛМС (и любой другой системы) в компании из 50 человек, 500 и 5000 - это очень разные проекты. Но, если кто-то думает, что в компании 50 человек .вообще не надо внедрять, и что можно просто купить LMS и все заработает, это заблуждение. Шаги внедрения будут схожи, просто масштаб разный.
Усреднённо, я закладываю:
📅 3 месяца до даты запуска. В это время идёт активная подготовка, разработка контета, встречи, встречи, встречи. Договаривайтесь с вашим провайдером ЛМС, чтобы этот срок не учитывали в договоре и он шёл бесплатно. (про этот период ниже Сцена 1, 2, 3 и 4)
📅 1 месяц тестовый запуск в тестовом бизнес юните. (про это Сцена 4)
📅 2 месяца активная работа без сна по вовлечению сотрудников, когда уже запустили ЛМС. (про это сцена 4 и 5)
📅 И ещё 3-4 месяца, после которых можно делать первые выводы — работает система в организации или нет. (про это Сцена 6)
📅 И при правильном подходе развитие вашей платформы не должно останавливаться. Поэтому сделали срез => проверили, что всё заработало и дистанционные элементы обучения вошли в культуру компании => продолжаем дальше работать

На каждом из этих этапов, работа внедренцев - максимально пиковая, ведь если ослабить вовлечённость - всё пойдёт прахом. В общем, мне жутко нравится такая работа.

Чаще всего, в моих ситуациях стейкхолдерами были:

📌HRD - именно из её(его) бюджета выделяют деньги на ЛМС.
📌ТОП-менеджер из бизнеса (чаще всего из коммерческого блока), основной заказчик / выгодоприобретатель от обучения линейных сотрудников от обучения линейных сотрудников.

О чём надо договориться на берегу?
Как будем оценивать эффективность внедрения ЛМС.
Это отдельная огромная тема. И боже упаси вас оценивать ПОСЕЩАЕМОСТЬ!!!! (а это первое, что приходит в голову)

Рассказываю, как было построено в одной компании, на момент моего прихода туда - считали посещаемость ЛМСки, и был КПИ - какой процент от сотрудников должен туда заходить. И этот КПИ возложили на эйчар партнёров направлений. В итоге получили:
▪️нелояльных эйчар партнёров, которым эта задача вообще ни к чему.
▪️в конце месяца эйчар партнёр звонил линейным руководителям и просил: пусть у тебя 10 человек сегодня зайдут.
▪️бонусом получаем ещё негатив от руководителей - в конце месяца у них хватает задач, кроме как "входы в ЛМС" считать.

Как итог — подмена понятий. Зачем считать посещаемость ЛМСки? Чтобы что? Что это даёт бизнесу?

Мне удавалось прожать, что мы не будем считать такие показатели, равно как и NPS, CSAT и всё остальное, что не имеет отношение к бизнесу.

А как же тогда оценивать успешность запуска?
Тут просто: вспоминаем, зачем вам ЛМС.
К примеру, вы запускали ЛМС как вспомогательную платформу для адаптации новичков. Тогда по-хорошему и оценивать вы должны КАК ИЗМЕНИЛСЯ САМ ПРОЦЕСС АДАПТАЦИИ и выполняет ли ЛМС свою роль в этом процессе, как было запланировано..

Сначала процесс - потом автоматизация. И оцениваем сам процесс, а не ЛМС)))) Иначе, получается глупо:
🙅‍♂️: у нас плохая адаптация в компании
🙆‍♀️: надо ЛМС поменять

Конечно же, нужен план запуска, для согласования.
И тут не план внедрения, а именно план запуска новых программ обучения.
ЛМС это инструмент (объект) и он зависит от программ обучения. Перед запуском ЛМС - у вас должны быть готовы программы, которые вы запустите.

Огромная ошибка - запускать пустую ЛМС. Люди зайдут, увидят пустоту, и второй раз их заманить будет очень сложно, так как мнение своё они уже составят.

Рекомендации по плану запуска:

шаг 1. Разработайте первую программу обучения с использованием ЛМС.

шаг 2. Выберите 1 или 2 бизнес юнита, для которого будете запускать данную программу. Тут можно даже не афишировать, что “мы запускаем ЛМС”, лучше сделайте фокус именно на обучении - “мы разработали новую, эффективную программу под ваш запрос”.

шаг 3. Проработайте все дальнейшие элементы запуска, описанные ниже (сцены), только в масштабе одного бизнес юнита.

шаг 4. Запускайте, пробуйте, тестируйте, снимайте постоянную ОС.

Далее надо договориться, кто вам поможет во внедрении.
Тут точно не стоит ожидать, что для других людей это станет каким-то важным проектом. Нет, это ваш проект, поэтому будьте рады любой помощи. После прочтения остальных пунктов станет более понятна, какая помощь нужна.

Скорее всего, многие вопросы вы решили с ИТ блоком и инфобезом компании на стадии выбора ЛМС. Но это не является причиной не проверить всю работоспособность максимально детально.

📌 Соединяется ли ЛМС с другими системами компании? Как минимум база сотрудников актуализируется в автоматическом режиме? Вот прямо проверьте.
📌 Запускается ли ЛМС с разных устройств из разных сетей? А с vpn работает? Из всех браузеров?
📌 Если есть приложение - на все ли версии операционных систем инсталируется? Какие версии не поддерживает?
📌 А знаете ли вы лично человека в вашем ИТ-отделе, кто курирует этот продукт? Его (или их) имя и телефон должен быть прям под рукой.

Тут не бывает мелочей. Всё надо именно проверить, а не просто "поверить наслово".
У меня однажды ключевой специалист в ИТ уходил в отпуск на даты запуска. Пришлось уговаривать его сдвинуть отпуск)))

И об этом часто забывают!
Абсолютно нормальная ситуация, когда сотрудники обучения сами не понимают ценности внедрения ЛМС, а могут и саботировать, воспринимая ЛМС как конкурента себе (вот я тренер, веду тренинги, а вдруг они будут больше не нужны?).

Поэтому:

1. Убедитесь, что все в вашей команде знают, зачем вы внедряете ЛМС, какая их роль в этом. Обязательно, привлекайте их к разработке контента для ЛМС. Люди должны видеть свою нужность.
2. Проверьте, что они знают весь план запуска ЛМС, ведь к ним тоже будут обращаться сотрудники с вопросами “а что там за ЛМС, а как туда попасть?” И если они будут отвечать “да чёрт его знает, этим Виталик занимается”, то это будет печаль. Ваша команда должна стать первой группой амбассадоров изменений в обучении.

Если честно, то скорее всего, вам предстоит огромная работа с командой — ведь её надо обучить работать в новом формате. Поверьте, сопротивления будет ещё больше, чем с остальными категориями сотрудников. Но что поделать, борьба с сопротивлением старвм привычкам и есть путь внедрения любого ПО и любого изменения в компании.

Ну что, всё готово к запуску? Значит, начинаем мощную PR-кампанию. Я тут не зря использую термин “Евангелист”, так как это и вправду похоже на вовлечение в новую веру)))

У тебя должны быть презентации и демо доступ на разные случае жизни. Я тут иду по пирамиде. Найди ответы на каждый из вопросов:

1. Как описать новый формат обучения и выгоды от него за 5 минут?
2. За 15 минут?
3. Если у тебя есть 30 минут, то что ты расскажешь, покажешь аудитории?
4. Ну и самое большое - 45 минут?

Также, тебе надо адаптировать свои презентации под разные ЦА:

📌 Стейкхолдеры (они, скорее всего, вообще не будут пользоваться ЛМС, но им нужен результат)
📌 Руководители (им интересен функционал контроля, записи, дашборды, а также, ответ на вопрос - что им даст ЛМС)
📌 Пользователи (им важна удобство, ценность контента и дополнительные выгоды от использования ЛМС)

ОБЯЗАТЕЛЬНО ВСТРЕЧАЙСЯ СО ВСЕМИ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ ЛЮДЬМИ.

Я интроверт, и мой любимый способ коммуникации - переписываться, но это не тот случай. Крайне трудно вовлечь людей в свою веру по переписке))))

Начни со встреч с ТОП-менеджерами. С каждым отдельно.

Я строю такие встречи по логике:
📌 Спрашиваю о сложностях, вызовах, которые сейчас в работе.
📌 Спрашиваю, где видит приложение обучения, что хочется от обучения (у ТОПов часто большая насмотренность).
📌 Презентую новый формат обучения, исходя из вышесказанного ТОПом.

Дальше встречаюсь с руководителями команд. Тут делаю уже групповые встречи. На них показываю\рассказываю, как изменится обучение, продаю выгоды для них (прежде всего контроль и цифровой след).

Круто, если есть возможность сделать небольшую программу для руководителей тоже в первую волну. Тогда они будут лучше понимать, что это и как работает.

Обязательно встречи со всеми в HR блоке. Скорее всего, они тоже будут “продавать ЛМС”, например, команда подбора будет рассказывать на собеседованиях как устроено обучение в компании.
Вот теперь вы почти готовы.

Давайте сверимся:
✔️ У вас есть первые программы обучения под запуск
✔️ Вы протестировали ИТ-составляющую, всё работает
✔️ Вы договорились о КПИ запуска со стейкхолдером (как будете оценивать успешность)
✔️ Команда обучения знает про запуск всё и участвует в нём
✔️ Команда HR - ваши амбассадоры
✔️ ТОПы знают о запуске, дали свои советы
✔️ Менеджеры команды знают о запуске и своих выгодах
✔️ Вы провели тестовый запуск в одном из бизнес юнитов

После тестового запуска в бизнес юните, сделайте анализ всех артефактов до которых дотянитесь: ОС, ошибки и сложности, поговорите с участниками и руководителями тестового юнита. Поговорите с теми, кто всё прошёл и с теми, кто даже не зашёл. Любая информация будет ценна.
Внесите корректировки.

Что можно сделать на первой недели запуска на всю компанию:

📌 Видеозапись от СЕО
📌 Рассылки во все каналы внутрикома
📌 Плакаты во всевозможные места в офисе
📌 Месседжи под рассылку в рабочие тг и ватсап чаты бизнес юнитов и отделов (вот тут пригодяться договорённости на встречах с ТОПами и руководителями)

Ну и главное — будь готов первый месяц (и не только) работать 24\7. Люди должны получить ответы на свои вопросы в любое время, это твой продукт.

Ты думал уже всё? Нет, работа только начинается))))
Я разделяю тут 3 направления контроля и поддержки:

1. Надо, чтобы люди зашли ПЕРВЫЙ раз и у них это получилось.
2. Надо, чтобы те, для кого есть обучение - НАЧАЛИ его.
3. Надо, чтобы те, кто начали обучение - прошли его.

Узнай, обо ВСЕХ собраниях, 5ти минутках в бизнес юнитах и договорись о присутствии на них себя или кого-то из команды. Жужжи всем и везде. И Карфаген должен быть разрушен. Прямо после встреч, тут же, помогай людям зайти и активировать их учётку.
Отслеживай, как меняется динамика первых входов на портал. Каждое утро начинай с двух отчётов - по использованию ЛМС и ошибкам, которые возникли.

Для стимулирования первого контакта с ЛМС, можно пробовать разные вещи, вот что делал я:
📌 запускал подкаст с ТОП-менеджерами, который можно послушать только в ЛМС
📌 запустил конкурс в ЛМС с уникальным мерчём
📌 запуск блога с одним из ТОПов
📌 дополнительный контент для всех тренингов - только в ЛМС
📌 подборка книг в ЛМС
📌 уникальный контент для разных бизнес юнитов (тут очень пригодяться HR BP этих юнитов, если они на твоей стороне)
Ни что из этого не станет "серебряной пулей", но всё вместе сделает картинку активной жизни ЛМСки.

Для стимулирования начала обучения в ЛМС:
▪️Отслеживай динамику обучения
▪️С теми, кто первыми закончили курсы - можно сделать рилсы\интервью\видео, используйте их как амбассадорами. Еcли есть мерч - подарите.
▪️С тех, кто в процессе - спрашивать обратную связь.
▪️Тем, кто затормозил процесс обучения - звонить, писать, возвращать.

Тех, кто не начал:
📌писать в личку\ звонить
📌если это не работает - выходить на руководителя
Все должны видеть - это важно.

Ну и ещё несколько мощных лайфхаков, чтобы у людей появился опыт работы с ЛМС.

Процесс внедрения (запуска) LMS в компании — сложнейший. Он ничуть не проще, чем внедрение любого нового ПО в рабочие процессы, и, следовательно, требует мощных усилий и слаженных действий.
Ключевое — нужен Лидер, который не остановится при трудностях, а продолжит "переть". Надо признать, таких не много. Обязательно сделаю статью про Leadership in education.

Надеюсь, этот гайд, хоть чуть-чуть, но сделает проект запуска ЛМС в вашей компании легче. Ну и напомню, что бюро РАЙЗ с удовольствием поможет вашей компании подобрать ЛМС именно под вас, внедрить её в постоянную работу и разработать программы обучения и адаптации.